Định danh điện tử trong đăng ký công ty đại chúng: Giá trị chứng minh và giới hạn sử dụng

Thông tư số 80/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 19/2025/TT-BTC ngày 05/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định việc đăng ký công ty đại chúng, hủy tư cách công ty đại chúng, báo cáo về vốn điều lệ đã góp được kiểm toán (sau đây gọi là Thông tư 80/2026/TT-BTC), có hiệu lực từ ngày 16/8/2026, công nhận thông tin về danh tính điện tử và thông tin tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử có giá trị chứng minh tương đương việc cung cấp hoặc xuất trình giấy tờ chứa thông tin tương ứng trong thủ tục đăng ký và hủy tư cách công ty đại chúng. Quy định này tạo cơ sở cho quy trình trực tuyến, nhưng không đồng nhất định danh cá nhân với thẩm quyền đại diện doanh nghiệp hoặc với việc đáp ứng các điều kiện nội dung của pháp luật chứng khoán.

1. Giá trị chứng minh của danh tính điện tử trong hồ sơ chứng khoán

Khoản 1 Điều 1 Thông tư 80/2026/TT-BTC sửa đổi khoản 1 Điều 3 Thông tư 19/2025/TT-BTC, tiếp tục cho phép hồ sơ đăng ký công ty đại chúng và hồ sơ báo cáo hủy tư cách công ty đại chúng được nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Điểm mới là khi sử dụng tài khoản định danh điện tử, thông tin về danh tính điện tử và dữ liệu tích hợp có giá trị chứng minh tương đương giấy tờ, tài liệu chứa thông tin đó. Cơ chế tương đương giúp giảm việc yêu cầu người thực hiện thủ tục nộp lại dữ liệu mà cơ quan nhà nước có thể khai thác hợp pháp từ hệ thống định danh. Đây là biểu hiện của nguyên tắc cung cấp thông tin một lần trong cải cách thủ tục hành chính, đồng thời làm tăng giá trị chứng cứ của dữ liệu điện tử trong hồ sơ chứng khoán.

Giá trị tương đương phải được hiểu đúng phạm vi. Tài khoản định danh có thể chứng minh danh tính và các thuộc tính đã được tích hợp, nhưng không tự động chứng minh người đăng nhập đang có thẩm quyền thay mặt công ty thực hiện mọi giao dịch. Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử (sau đây gọi là Nghị định 69/2024/NĐ-CP) tạo nền tảng cho việc xác thực chủ thể trên môi trường điện tử; còn tư cách đại diện vẫn phải được xác định theo pháp luật doanh nghiệp, điều lệ, quyết định bổ nhiệm, văn bản ủy quyền và quy định chuyên ngành. Vì vậy, hệ thống tiếp nhận phải tách biệt ít nhất ba câu hỏi: người đang thao tác là ai, người đó hành động với tư cách nào và phạm vi đại diện có bao trùm thủ tục đang thực hiện hay không.

2. Số hóa phương thức nộp không làm thay đổi điều kiện trở thành công ty đại chúng

Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 ngày 26/11/2019 của Quốc hội quy định các điều kiện, nghĩa vụ và cơ chế quản lý đối với công ty đại chúng. Thông tư 80/2026/TT-BTC thay đổi cách chứng minh một số thông tin và tổ chức phương thức nộp hồ sơ, chứ không làm giảm yêu cầu về vốn điều lệ đã góp, cơ cấu cổ đông, hồ sơ đăng ký, công bố thông tin hoặc tính trung thực của tài liệu. Một hồ sơ được xác thực bằng tài khoản định danh điện tử vẫn có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc bị từ chối nếu không đáp ứng điều kiện nội dung. Tương tự, việc hủy tư cách công ty đại chúng phải dựa trên sự thay đổi thực tế về điều kiện và nghĩa vụ báo cáo, không phát sinh chỉ từ thao tác trực tuyến của người nộp.

Quy định mới cũng hướng đến việc cơ quan xử lý chủ động khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia khác. Doanh nghiệp chỉ phải cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khi cơ quan quản lý không thể khai thác thông tin. Tuy nhiên, cơ chế khai thác dữ liệu không loại bỏ nhu cầu xử lý tình huống dữ liệu giữa các hệ thống không đồng bộ, chậm cập nhật hoặc không phản ánh thay đổi mới nhất. Quy trình nghiệp vụ cần có cơ chế thông báo trường thông tin nào chưa truy xuất được, cho phép doanh nghiệp bổ sung chứng cứ và ghi nhận rõ nguồn dữ liệu được sử dụng để ra quyết định. Nếu cơ quan vừa khai thác dữ liệu điện tử vừa yêu cầu bản giấy cho cùng một thông tin mà không có lý do, mục tiêu đơn giản hóa thủ tục sẽ không đạt được.

3. Kiểm soát rủi ro mạo danh, sai thẩm quyền và sai lệch dữ liệu

Thủ tục trực tuyến làm giảm chi phí giao dịch nhưng chuyển trọng tâm rủi ro từ kiểm tra giấy tờ sang quản trị tài khoản, thẩm quyền và nhật ký điện tử. Doanh nghiệp cần phân công rõ người được thực hiện hồ sơ, kiểm soát thiết bị đăng nhập, bảo vệ yếu tố xác thực và chấm dứt quyền truy cập khi người phụ trách thay đổi vị trí. Đối với người được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải xác định thủ tục, phạm vi, thời hạn và quyền ký hoặc gửi hồ sơ. Hệ thống của cơ quan tiếp nhận cần ghi nhận người đăng nhập, tư cách khai báo, thời điểm thao tác, tài liệu hoặc phiên bản biểu mẫu đã xác nhận và kết quả đối chiếu với dữ liệu doanh nghiệp. Chuỗi dữ liệu này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phủ nhận hồ sơ, phát hiện tài khoản bị sử dụng trái phép hoặc có tranh chấp nội bộ về thẩm quyền.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng là một giới hạn của việc khai thác định danh điện tử. Cơ quan xử lý chỉ nên truy xuất trường thông tin cần thiết cho thủ tục và không sao chép toàn bộ dữ liệu tích hợp nếu không có căn cứ. Dữ liệu nhận được phải được phân quyền, lưu giữ theo thời hạn và không được sử dụng cho mục đích khác một cách tùy tiện. Đồng thời, quy trình phải dự liệu phương án dự phòng khi hệ thống định danh hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành gián đoạn, bảo đảm doanh nghiệp vẫn có thể chứng minh thông tin bằng phương thức hợp pháp khác và không bị mất quyền chỉ vì lỗi kỹ thuật. Chuyển đổi số có giá trị khi làm giảm giấy tờ nhưng vẫn duy trì khả năng kiểm tra, khiếu nại và khắc phục sai lệch.

4. Kết luận

Việc công nhận thông tin từ tài khoản định danh điện tử trong đăng ký và hủy tư cách công ty đại chúng là bước tiến quan trọng trong số hóa thủ tục chứng khoán. Quy định mới giúp thay thế việc xuất trình lặp lại giấy tờ đối với những thông tin đã có và có thể khai thác hợp pháp. Tuy nhiên, giá trị chứng minh của danh tính điện tử không thay thế việc kiểm tra thẩm quyền đại diện, điều kiện trở thành công ty đại chúng và tính chính xác của toàn bộ hồ sơ. Để cơ chế vận hành an toàn, doanh nghiệp và cơ quan quản lý cần kết nối ba lớp kiểm soát gồm xác thực chủ thể, xác minh tư cách đại diện và đối chiếu điều kiện nội dung; đồng thời duy trì nhật ký điện tử, cơ chế sửa sai và phương án dự phòng. Khi đó, tài khoản định danh mới thực sự trở thành công cụ giảm thủ tục mà không làm suy giảm độ tin cậy của quản lý thị trường chứng khoán.