Kế hoạch 83-KH/VPTU thu thập tài liệu, văn kiện, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu Đại hội đại biểu lần thứ XVII Đảng bộ thành phố Hà Nội

Người ký: Thành ủy Hà Nội

Email: Van thu VPTU

/TUHaNoi/DCS/VN@TUHANOI

Cơ quan: Thành ủy Hà Nôi

Thời-gian ký: 21.02.2020 09:25:23 +07:00 thu thập tài liệu, văn kiện, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu Đại hội đại biểu lần thứ XVII Đảng bộ thành phố Hà Nội

Thực hiện Quyết định số 8508-QĐ/TU ngày 18/02/2020 của Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội về tập trung tài liệu, văn kiện Đại hội đại biểu lần thứ XVII Đảng bộ thành phố Hà Nội; Văn phòng Thành ủy Hà Nội xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện như sau:

1. Mục đích, yêu cầu

- Tập trung quản lý thống nhất tài liệu, văn kiện Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố Hà Nội lần thứ XVII (nhiệm kỳ 2020-2025).

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình chuẩn bị, tiến hành Đại hội và công tác tổ chức phục vụ Đại hội XVII Đảng bộ Thành phố.

- Tổ chức chỉnh lý khoa học, quản lý và bảo quản an toàn, chặt chẽ tài liệu, văn kiện Đại hội XVII Đảng bộ Thành phố.

2. Nội dung công việc

2.1. Xây dựng Kế hoạch thu thập, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ thành phố Hà Nội lần thứ XVII; hướng dẫn các Tiểu ban, các cơ quan tham gia chuẩn bị, phục vụ Đại hội về thu thập và lập hồ sơ Đại hội (Văn phòng Thành ủy Hà Nội thực hiện)

Văn phòng Thành ủy Hà Nội hướng dẫn các Tiểu ban, các cơ quan tham gia chuẩn bị, phục vụ Đại hội XVII Đảng bộ Thành phố lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu về Văn phòng Thành ủy theo Quyết định của Ban Thường vụ Thành ủy.

2.2. Lập hồ sơ trong quá trình chuẩn bị và tiến hành Đại hội XVII Đảng bộ Thành phố (các Tiểu ban, các cơ quan, đơn vị tham gia chuẩn bị và phục vụ Đại hội thực hiện)

- Các Tiểu ban (gồm: Tiểu ban Văn kiện, Tiểu ban Nhân sự, Tiểu ban Tổ chức phục vụ Đại hội) và các cơ quan tham gia tổ chức, phục vụ Đại hội (gồm: Ban Tổ chức Thành ủy Hà Nội, Ban Dân vận Thành ủy Hà Nội, Ban Nội chính Thành ủy Hà Nội, Ban Tuyên giáo Thành ủy Hà Nội, Ủy ban Kiểm tra Thành ủy Hà Nội, Văn phòng Thành ủy Hà Nội, Báo Hànộimới, Đài truyền hình Hà Nội...) căn cứ vào Kế hoạch thu thập tài liệu, văn kiện, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu Đại hội đại biểu lần thứ

XVII Đảng bộ thành phố Hà Nội của Văn phòng Thành ủy (có Danh mục hồ sơ kèm theo) tiến hành lập hồ sơ Đại hội XVII Thành phố theo đúng chức trách, nhiệm vụ được phân công.

- Hồ sơ Đại hội phải phản ánh đúng, đầy đủ các hoạt động của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố Hà Nội khóa XVI và nhiệm vụ của các Tiểu ban, các cơ quan tham gia phục vụ Đại hội từ khi chuẩn bị đến khi kết thúc Đại hội. Trong quá trình lập hồ sơ, căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu và vận dụng linh hoạt bản Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ. Trường hợp có tài liệu liên quan đến Đại hội nhưng chưa có trong Danh mục hồ sơ, cần kịp thời lập hồ sơ bổ sung.

2.3. Nộp lưu tài liệu về Kho Lưu trữ Thành ủy Hà Nội (do các Tiểu ban, cơ quan tham gia chuẩn bị và phục vụ Đại hội và Văn phòng Thành ủy Hà Nội phối hợp thực hiện)

- Các Tiểu ban, cơ quan, các phòng chuyên môn Văn phòng Thành ủy trực tiếp tham gia phục vụ Đại hội tiến hành nộp lưu toàn bộ tài liệu Đại hội XVII Thành phố về Kho Lưu trữ Thành ủy. Không tự ý hủy tài liệu của Đại hội, kể cả tài liệu dự kiến trùng, loại, như: Đơn thư khiếu nại, tố cáo; đơn, thư góp ý vào các văn kiện Đại hội sau khi đã tổng hợp ý kiến, bản thảo, tài liệu tham khảo...

- Thời gian nộp lưu tài liệu: Chậm nhất là 01 tháng sau khi Đại hội kết thúc, các Tiểu ban (trực tiếp là Văn phòng Tiểu ban, Tổ biên tập, Tổ giúp việc), các cơ quan, các phòng chuyên môn Văn phòng Thành ủy trực tiếp tham gia phục vụ Đại hội nộp lưu đầy đủ toàn bộ hồ sơ, tài liệu.

- Thủ tục nộp lưu tài liệu: Các Tiểu ban, cơ quan, các phòng chuyên môn Văn phòng Thành ủy nộp lưu tài liệu Đại hội tại Kho Lưu trữ Thành ủy. Việc giao nhận tài liệu phải đảm bảo đúng nguyên tắc, có biên bản giao nhận tài liệu; biên bản được làm thành ba bản, có chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của hai cơ quan.

2.4. Chỉnh lý hoàn chỉnh (Văn phòng Thành uỷ Hà Nội thực hiện)

- Sau khi hồ sơ, tài liệu Đại hội được tập trung đầy đủ về Kho Lưu trữ Thành ủy, Văn phòng Thành ủy giao Phòng Lưu trữ Văn phòng Thành ủy sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh.

- Việc chỉnh lý tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu nghiệp vụ nhằm quản lý chặt chẽ và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu khai thác tài liệu. Tài liệu Đại hội XVII Đảng bộ thành phố Hà Nội sau khi đã chỉnh lý hoàn chinh, lên mục lục và được bảo quản tại Kho Lưu trữ Thành ủy.

3. Tổ chức thực hiện

- Văn phòng Thành ủy Hà Nội có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch thu thập và lập hồ sơ Đại hội; đôn đốc, kiểm tra việc tập trung tài liệu; lập hồ sơ, thu thập đầy

đủ và chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của các Tiểu ban, các cơ quan, đơn vị tham gia chuẩn bị, phục vụ Đại hội; quản lý thống nhất toàn bộ tài liệu, văn kiện Đại hội XVII Đảng bộ Thành phố.

- Các Tiểu ban, các cơ quan tham gia phục vụ Đại hội XVII Thành phố có trách nhiệm lưu giữ, tập trung đầy đủ tài liệu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu, Đại hội XVII Đảng bộ thành phố Hà Nội về Kho Lưu trữ Thành ủy theo đúng yêu cầu nghiệp vụ và thời gian quy định.

Trong quá trình thực hiện, có vấn đề gì cần trao đổi, các đơn vị liên hệ trực tiếp với Phòng Lưu trữ Văn phòng Thành ủy Hà Nội (qua đồng chí Hoàng Thị Thơ, chuyên viên phòng Lưu trữ, điện thoại: 0904359077)./.

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG

Nơi nhận: - Thường trực Thành ủy (để báo cáo), PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

- Các Tiểu ban chuẩn bị ĐH XVII ĐBTP:

Văn kiện, Nhân sự, Tổ chức phục vụ,

- Các cơ quan phục vụ ĐH XVII ĐBTP,

- Các Ban Đảng và VPTU,

- Các phòng chuyên môn VPTU,

- Lưu VT, LT. 4

Vương Thị Thanh Hương