Quy định 00002-QĐ/TU về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Thành uỷ

Sao tại Kho Lưu trữ Thành ủy THÀNH UỶ HẢI PHÒNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Số 02-QĐ/TU Hải Phòng, ngày 10 tháng 7 năm 2009

QUY ĐỊNH

về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Thành uỷ

Điều 1: Tài liệu lưu trữ thuộc Kho Lưu trữ Thành uỷ do Phòng Lưu trữ Văn phòng Thành uỷ trực tiếp quản lý, được khai thác, sử dụng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thành uỷ, các cơ quan đảng, tổ chức chính trị- xã hội và các sở, ban ngành có liên quan trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá- xã hội, quốc phòng - an ninh của địa phương; đồng thời phục vụ cho việc nghiên cứu tông kết công tác xây dựng Đảng, viết lịch sử Đảng.

Điều 2: Các đồng chí lãnh đạo các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức đoàn thể nhân dân, các quận uỷ, huyện uỷ, đảng bộ trực thuộc Thành uỷ và các cán bộ nghiên cứu, đảng viên nếu có nhu cầu chính đáng thì được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng tại Kho Lưu trữ Thành uỷ.

Điều 3: Tài liệu quý, hiếm, có tính bảo mật cao phải có ý kiến của Thường trực Thành uỷ hoặc Chánh Văn phòng Thành uỷ được uỷ quyền phê duyệt mới được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 4: Các yêu cầu khai thác tài liệu chủ yếu phục vụ tại phòng đọc thuộc Phòng Lưu trữ Văn phòng Thành uỷ. Riêng các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ Thành uỷ, trưởng các ban của Thành ủy, chủ tịch, bí thư các tổ chức chính trị- xã hội cấp thành phố được mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc.

II- THẪM QUYỀN PHÊ DUYỆT

Điều 5: Những tài liệu trình Thường trực Thành uỷ phê duyệt:

- Tài liệu tuyệt mật về kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng; tài liệu về tổ chức nhân sự Đại hội Đảng bộ thành phố.

- Tài liệu về đời tư của các đồng chí lãnh đạo Thành uỷ hoặc những vấn đề có liên quan đến lịch sử Đảng bộ thành phố.

- Các tổ chức nước ngoài hoặc cá nhân người nước ngoài cần nghiên cứu hoặc đưa tài liệu ra nước ngoài.

Điều 6: Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Thành uỷ phụ trách Phòng Lưu trữ phê duyệt yêu cầu khai thác các tài liệu khác, ngoài các tài liệu nêu ở Điều 5.

Đồng chí Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phê duyệt các yêu cầu sau:

- Tài liệu phục vụ cho việc trưng bày, công bố.

- Chụp ảnh, chứng thực tài liệu lưu trữ.

- Nhân sao tài liệu lưu trữ.

Điều 7: Trưởng Phòng Lưu trữ Văn phòng Thành uỷ duyệt các yêu cầu khai thác tài liệu sau:

- Cơ quan đến nghiên cứu, khai thác tài liệu của chính phông tài liệu cơ quan đó đã nộp vào Kho Lưu trữ Thành uỷ.

- Chuyên viên và cán bộ Văn phòng Thành uỷ nghiên cứu, khai thác các tài liệu không mật.

- Tài liệu đã có ý kiến của Thường trực Thành uỷ và lãnh đạo Văn phòng Thành uỷ đồng ý cho nghiên cứu, khai thác.

III- ĐỐI VỚI NGƯỜI KHAI THÁC, SỬ DỤNG

Điều 8: Người đến nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu được phục vụ tại phòng đọc của Phòng Lưu trữ. Trường hợp có yêu cầu mượn bản chính về nơi làm việc (được thực hiện theo quy định) phải làm biên bản nhận và hẹn ngày trả rõ ràng. Thường trực Thành uỷ và lãnh đạo Văn phòng Thành uỷ khi có yêu cầu khai thác thì cán bộ lưu trữ trực tiếp đưa tài liệu đến phòng làm việc.

Điều 9: Các cơ quan, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Thành uỷ phải có công văn hoặc giấy giới thiệu đề nghị. Đối với cá nhân đã nghỉ hưu có giấy giới thiệu của cấp uỷ hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú. Nội dung công văn, giấy giới thiệu ghi rõ họ tên, chức vụ, mục đích khai thác sử dụng, nội dung tài liệu cần nghiên cứu, thời gian khai thác.

Điều 10: Người đến khai thác phải thực hiện đầy đủ nội dung quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và nội quy phòng đọc; đọc và ghi chép những tư liệu có nội dung đã được duyệt. Không được sử dụng máy ảnh, máy ghi âm và các thiết bị sao chụp khác khi thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Cơ quan và cá nhân được nghiên cứu, khai thác tài liệu phải quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích và có trách nhiệm bảo vệ bí mật an toàn những những tư liệu vừa thu thập được từ tài liệu lưu trữ theo các quy định của Trung ương Đảng và quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, giữ gìn bí mật quốc gia.

IV- TỔ CHỨC PHỤC VỤ

Điều 11: Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ phải kịp thời, an toàn, chính xác và giữ gìn bí mật tài liệu. Với tài liệu mật, sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt, người khai thác chỉ nghiên cứu tại phòng đọc, có sự quản lý của cán bộ Phòng Lưu trữ Văn phòng Thành uỷ. Đối với các yêu cầu mượn tài liệu về nơi làm việc (được thực hiện theo quy định), thời gian mượn không quá 7 ngày, nếu vượt quá thời gian quy định phải đến ký nhận mượn lại.

Cán bộ lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu phải thực hiện nghiêm chế độ giao nhận tài liệu, có sổ theo dõi khai thác theo mẫu quy định, có phiếu yêu cầu khai thác, ký nhận và trả tài liệu.

Điều 12: Khi có yêu cầu về chứng thực (xác nhận) tài liệu lưu trữ, phải ghi rõ xuất xứ của tài liệu chứng thực:

Điều 12: - Các ban, cơ quan của Thành uỷ, - Các đảng bộ trực thuộc Thành uỷ, - Các tổ chức chính trị- xã hội thành phố, HẢI PHÒNG THÀNH ỦY

- VPTU:+ Các đ/c lãnh đạo,

+ Các phòng chuyên môn,